Optimierung von Satzung und Ordnungen

Jeder Verein und Verband hat Regeln: die Satzung und gegebenenfalls vorhandene Vereinsordnungen. Neue Gerichtsurteile, geänderte Gesetze oder Änderungen innerhalb Ihrer Organisation können eine Anpassung dieser Regeln erforderlich machen. Deshalb sollten die Satzung und die Vereinsordnungen regelmäßig zum „TÜV“. Diesen Satzungs- und Vereinsordnungscheck und die gegebenenfalls notwendigen „Wartungsarbeiten“ führen wir gerne für Sie durch.

Die Satzung - Das Maß aller Dinge

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) legt gleich zu Beginn des in ihm geregelten Vereinsrechts fest, dass die Verfassung eines Vereins durch seine Vereinssatzung bestimmt wird, soweit die Verfassung des Vereins nicht auf den weiteren gesetzlichen Vorschriften des BGB beruht. Außerdem bestimmt § 40 BGB, dass ein Verein, wenn er dies möchte, von den in § 40 BGB aufgeführten gesetzlichen Bestimmungen abweichen darf. Dafür ist dann eine ausdrückliche Regelung in der Satzung erforderlich. Diese beiden gesetzlichen Bestimmungen verdeutlichen die besondere Bedeutung der Satzung und das "Stufenverhältnis" unter den Rechtsgrundlagen im Verein (Münchener Kommentar zum BGB/Leuschner, 8. Aufl. 2018, BGB § 25 Rn. 2). Innerhalb des Vereins steht die Satzung über allen Regelungen und Maßnahmen.

Wegen dieser besonderen Bedeutung der Satzung muss sie aus sich heraus verständlich sein. Umstände, die außerhalb der Satzung liegen dürfen nicht berücksichtigt werden (BGH, Urt. v. 09.06.1997, Az. II ZR 303/95). Deshalb sollte bei der Erstellung oder Änderung einer Satzung auf vollständige Regelungen mit verständlichen und eindeutigen Formulierungen geachtet werden. Leider wird in der Vereins- und Verbandspraxis gerade dieser Punkt oft vernachlässigt.

Notwendiger Inhalt der Satzung

Die Satzung muss den Namen des Vereins, den Zweck und den Sitz des Vereins festlegen (§ 57 Abs. 1 BGB). Zusätzlich soll nach § 58 BGB die Satzung Bestimmungen enthalten über den Eintritt und Austritt der Mitglieder, darüber, ob und welche Beiträge von den Mitgliedern zu leisten sind, über die Zusammensetzung des Vorstands, über die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung zu berufen ist, über die Form der Einladung und über die Dokumentation der Beschlüsse der Mitgliederversammlung. Sofern der Verein in das Vereinsregister eingetragen werden soll, muss die Satzung das ebenfalls festlegen (§ 57 Abs. 1 BGB).

Nach ständiger Rechtsprechung des BGH sind auch die das Vereinsleben bestimmenden Grundentscheidungen als "Verfassung" des Vereins in die Satzung aufzunehmen (z. B. BGH, Urt. v. 24.10.1988, Az. II ZR 311/87). Das betrifft insbesondere Regelungen, welche mit Rechtsnachteilen für ein Mitglied verbunden sind, die nicht selbstverständlich sind und mit denen ein in den Verein eintretendes Mitglied nicht ohne weiteres rechnen muss. Deshalb sind z. B. Strafen des Vereins gegenüber einem Mitglied nur möglich, wenn die Strafe Bestandteil der Satzung ist (BGH, Urt. v. 06.03.1967, Az. II ZR 231/64).

Der Name des Vereins

Der Name des Vereins kann grundsätzlich frei gewählt werden. Doch muss er sich von den Namen der an demselben Ort oder in derselben Gemeinde bestehenden in das Vereinsregister eingetragenen Vereinen deutlich unterscheiden (§ 57 Abs. 2 BGB).

Der Zweck des Vereins

Der "Zweck" eines Vereins ist der den Charakter des Vereins festlegende oberste Leitsatz der Vereinstätigkeit, der für das Wesen des Vereins maßgebend ist und der das "Lebensgesetz" des Vereins - seine große Linie - bildet, um derentwillen sich die Mitglieder zusammengeschlossen haben (OLG Nürnberg, Beschl. v. 17.11.2015, Az. 12 W 2249/15). Da der Zweck eines Vereins nur sehr schwer geändert werden kann (§ 33 Abs. 1 S. 2 BGB), sollte bereits bei der Gründung des Vereins genau überlegt werden, wie weit oder wie eng dieser "oberste Leitsatz" gefasst werden soll (z. B. "Förderung des Sports" oder "Förderung des Handballsports").

Der Sitz des Vereins

Anzugeben ist lediglich eine namentlich zu bezeichnende Gemeinde. Anhand dieser Satzungsregelung prüfen Gerichte und Behörde ihre Zuständigkeit für den Verein. Der Verein ist aber nicht gehindert, seinen Sitz innerhalb eines Gemeindebezirks in seiner Satzung weiter zu konkretisieren. Von der Angabe einer Straßenanschrift sollte jedoch Abstand genommen werden. Denn jede Änderung würde eine förmliche Satzungsänderung erfordern.

Der Eintritt und Austritt der Mitglieder

Grundsätzlich steht ein Verein nach dem Vereinsrecht jedermann offen, und zwar ohne Rücksicht auf persönliche Eigenschaften. Darüber hinaus bedarf es zum Eintritt eines Mitglieds neben der Bekundung seines Beitrittswillens grundsätzlich der Aufnahme durch den Verein (OLG Hamm, Beschl. v. 11.07.2017, Az. 27 W 144/16). Zweck des § 58 Nr. 1 BGB ist es, dass der Verein in seiner Satzung zum Ausdruck bringt, ob und inwieweit sich abweichend von diesen vorgegebenen allgemeinen Grundsätzen der Eintritt von Mitgliedern vollzieht (OLG Hamm, Beschl. v. 11.07.2017, Az. 27 W 144/16). So kann die Vereinssatzung z. B. vorsehen, dass ein Aufnahmeantrag in einer bestimmten Form gestellt werden muss, über den dann ein bestimmtes Organ innerhalb des Vereins entscheidet.

Die Satzung kann auch verschiedene Arten von Mitgliedschaften mit unterschiedlichen Rechten und Pflichten regeln (z. B. ordentliche, außerordentliche, fördernde Mitglieder). Wird eine solche Einteilung vorgenommen, ist darauf zu achten, dass für jede einzelne Kategorie von Mitgliedern in der Satzung festgelegt wird, wie sich die entsprechende Kategorie der Mitgliedschaft von den anderen Kategorien der Mitgliedschaft unterscheidet.

Bezüglich des Austritts eines Mitglieds kann die Satzung vorschreiben, dass der Austritt in einer bestimmten Form erklärt werden muss und nur zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr und gegebenenfalls unter Einhaltung einer Frist erklärt werden kann. Ganz ausgeschlossen werden kann der Austritt aber nicht (§ 39 Abs. 1 BGB).

Die Beiträge der Mitglieder

Der Verein kann nur insoweit von seinen Mitglieder Beiträge erheben, als dass er diese in seiner Satzung auch vorgesehen hat. So kann ein Verein von seinen Mitgliedern z. B. nur dann Arbeitsleistung für den Verein als Beitrag einfordern, wenn "Arbeitsleistung" in der Satzung auch als Beitragspflicht festgelegt ist. Es genügt, dass die Art des Beitrags bzw. der Beiträge geregelt ist. Die Entscheidung über die Höhe kann einem Vereinsorgan zugewiesen werden.

Eine über den "normalen" regelmäßigen Mitgliedsbeitrag hinausgehende finanzielle Belastung des Mitglieds (z. B. Umlage) muss nicht nur eindeutig aus der Vereinssatzung hervorgehen, sondern es muss auch ihre Obergrenze der Höhe nach bestimmt oder objektiv bestimmbar sein (BGH, Urt. v. 24.09.2007, Az. II ZR 91/06).

Die Zusammensetzung des Vorstands

Der Vorstand kann aus einer Person, aber auch aus mehreren Personen bestehen. Das regelt die Satzung des jeweiligen Vereins. Das Gesetz selbst kennt keine Amtsbezeichnungen, keine Hierarchie im Vorstand und keine Amtszeit. Auch diese Punkte müssen in der Satzung geregelt werden, wenn es solche Regelungen im Verein geben soll. Enthält die Satzung keine ausdrückliche Regelung dazu, wie der Verein bei mehreren Vorstandsmitgliedern vertreten wird, dann wird er durch die Mehrheit seiner Vorstandsmitglieder vertreten (§ 26 Abs. 2 BGB).

Voraussetzungen für die Einberufung der Mitgliederversammlung

Die häufigste diesbezügliche Regelung in Vereinssatzungen ist die Festlegung, dass die Mitgliederversammlung in einem bestimmten Zeitabstand zur letzten Mitgliederversammlung durchzuführen ist (z. B. jährlich, alle zwei Jahre, alle drei Jahre). Allerdings ist zusätzlich immer dann eine Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn das Interesse des Vereins es erfordert (§ 36 BGB).

Die Form der Einladung zur Mitgliederversammlung

Der Verein kann unter den vielen in Betracht kommenden Möglichkeiten der "Form“ der Einladung zur Mitgliederversammlung (z. B. schriftlich, Aushang) grundsätzlich frei wählen. Die Einladungsform muss aber so gewählt und in der Satzung so genau beschrieben werden, dass bei dem konkreten Verein jedes Mitglied ohne Erschwernisse Kenntnis von der Anberaumung einer Mitgliederversammlung erlangen kann (OLG Köln, Beschl. v. 20.04.2016, Az. 2 Wx 54/16). Die Einladung muss dann auch immer in der in der Satzung festgelegten Form erfolgen. Das sollte vor der Festlegung der Form bedacht werden.

Die Dokumentation der Beschlüsse der Mitgliederversammlung

Das Gesetz selbst enthält keine Anforderungen an die Art und Weise der Dokumentation der Beschlüsse der Mitgliederversammlung. Der Verein kann in seiner Satzung auch ganz von der Beurkundung absehen, was jedoch bei einem in das Vereinsregister eingetragenen Verein kontraproduktiv wäre. Dieser muss nämlich bei den Anmeldungen von Änderungen der Satzung oder im Vorstand zum Vereinsregister in der Regel Kopien der entsprechenden Protokolle beifügen. Sofern die Satzung festlegt, dass bestimmte Funktionsträger das Protokoll unterzeichnen müssen, sollte darauf geachtet werden, dass dies auch praktikabel ist. So macht es z. B. keinen Sinn, dass zwingend der Vorsitzende des Vereins das Protokoll unterzeichnen muss, selbst wenn er in der Mitgliederversammlung überhaupt nicht anwesend war.

Änderung der Satzung

Sofern die Satzung keine andere Regelung enthält, ist für eine Änderung der Satzung die Mitgliederversammlung zuständig (§ 32 Abs. 1 S. 1 BGB). Für die Änderung der Satzung ist ein Beschluss erforderlich, bei dem mindestens drei Viertel der abgegebenen gültigen Stimmen für die Änderung gestimmt haben (§ 33 Abs. 1 S. 1 BGB). Dieses Mehrheitserfordernis kann in der Satzung des Vereins abweichend geregelt werden (§ 40 BGB). Soll jedoch der Zweck des Vereins, also sein oberster Leitsatz, und nicht nur der Wortlaut der entsprechenden Satzungsregelung geändert werden, ist die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich (§ 33 Abs. 1 S. 2 BGB).

Ist der Verein in das Vereinsregister eingetragen, dann werden die beschlossenen Satzungsänderungen erst mit deren Eintragung in das Vereinsregister wirksam (§ 71 Abs. 1 S. 1 BGB). Die Mitgliederversammlung kann auch nicht beschließen, dass sich der Verein und seine Mitglieder bereits vor der Eintragung nach der neuen Satzung richten. Deshalb sollten Satzungsänderungen unverzüglich durch den Vorstand zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet werden. Der Anmeldung ist eine Abschrift des Protokolls der die Änderung beschließenden Mitgliederversammlung und auch ein vollständiger Text der neu gefassten Satzung beizufügen.